При прекратяване на трудовото правоотношение, служителят е длъжен да предаде трудовата си книжка на работодателя, за да бъдат извършени необходимите вписвания. Трудовата книжка трябва да му бъде върната незабавно (в деня на прекратяването), съгласно разпоредбите на чл.350 ал.1 от Кодекса на труда.

Данни, които трябва да бъдат вписани в трудовата книжка.
1. Основание за прекратяването на трудовото правоотношение - член, алинея и буква от Кодекса на труда (КТ).
2. Дата на прекратяването на трудовото правоотношение - обикновено това е датата, която фигурира в заповедта за освобождаване.
3. Трудов стаж - вписва се продължителността на трудовия стаж в предприятието - цифром и словом. Задължително се добавя и изречение, описващо дали осигурителният стаж е равен или не е равен зачетения трудов стаж.
4. Изплатени обезщетения - ако работодателят дължи обезщетения на служителя, той е длъжен да ги впише в трудовата книжка. За обезщетенията, е предвидена специална страница в трудовата книжка. Най-често изплащаните обезщетения са за неизползван платен отпуск, и за неспазено предизвестие за прекратяване на трудовото правоотношение.
5. В оформената трудова книжка трябва задължително да фигурират и подпис на главния счетоводител на дружеството, подпис на ръководителя и фирмен печат.
 
Работодателят е длъжен да предаде трудовата книжка лично на своя бивш вече служител срещу подпис. Подписът се полага в Дневник за издаване на трудови книжки. В него задължително се попълва дата, на която книжката е предадена на служителя. Какво би се случило, ако служителят не се яви в офиса на работодателя за да получи своята трудова книжка? Работодателят следва да му изпрати писмена покана с обратна разписка, с която го известява, че трябва да се яви и да получи лично трудовата си книжка.
Честа практика е, трудовите книжки да бъдат изпращани на бившите служители по пощата с обратна разписка. Обикновено се случва тогава, когато служителят живее далеко от седалището на фирмата, или счетоводната отчетност се извършва в друг град. Този вариант е възможен само и единствено с предварителното писмено съгласие от служителя. Чрез писменото му съглание, трудовата книжка дори може да бъде изпратена на друго, определено от служителя лице.

Ако все пак служителят не се яви, за да си получи трудовата книжка, работодателят е длъжен да я съхранява за период от 50 години.

Внимание!!! Работодателят носи имуществена отговорност при задържане на трудовата книжка. Отговорност носят и виновните длъжностни лица - солидарно с работодателя. Дължимото обезщетение на служителя е брутното му трудово възнаграждение от момента на прекратяване на трудовото правоотношение, до момента на предаването на трудовата книжка. Това означава, че ако служителят Ви е освободен на 01 Март 2011 г., в същия ден той Ви връчва трудовата си книжка за необходимите вписвания, и Вие му я връщате на 01 Май 2011 г., Вие му дължите 2 брутни трудови възнаграждения като обезщетение