А знаете ли, че има нормативни правила за съхранението на документи? И не е нужно да пазите абсолютно всички документи, като наследство за Вашите внуци.
Основните нормативни актове, в които са упоменати сроковете за съхранение на документи са Закон за счетоводството (чл.42), Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (чл.38) и Закон за националния архивен фонд.
Като начало, ще Ви представим документите, които трябва да пазите „почти доживот” – ведомостите за заплати.
1. Ведомост за заплати – срокът за съхранението на ведомостите за заплати е 50 години. Защо се налага това? Въз основа на ведомостите за заплати се изготвят Удостоверенията за пенсиониране (УП 2 и УП 3). Ако сте унищожили своите ведомости, за много от Вашите служители ще е много трудно да се пенсионират някой ден. Ако фирмата Ви по някаква причина прекратява дейност – поради ликвидация, фалит или просто защото Вие сте преценили, че не желаете тя да функционира, сте задължени да предоставите архивите, които не подлежат на унищожаване (включително Ведомостите за заплати) в съответния държавен архив. Срокът е 6 месеца от заличаване на дружеството. Държавният архив издава документи, удостоверяващ предаването на документите.
2. Счетоводни регистри и финансови отчети – счетоводните регистри и финансовите отчети подлежат на задължително съхранение – 10 г.
3. Документи за данъчен контрол – до 5 г.след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи. Документи за данъчен контрол са всички документи, удостоверяващи извършени данъчни проверки и ревизии, ревизионни актове, протоколи за извършени проверки, актове за административно нарушение. В повечето случаи давностният срок е 5 години, което означава че трябва да съхранявате документите за данъчен контрол поне 10 години.
4. Документи за финансов одит – дружествата, които подлежат на финансов одит са длъжни да се подлагат на него всяка отчетна година. Документите за финансов одит се съхраняват до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата.
5. Всички останали носители на счетоводна информация се съхраняват 3 години. Такива са вътрешните документи на всяко дружество – разходни и приходни касови ордери, стокови разписки.Освен на хартия, счетоводната информация може да се съхранява и на технически носител и в архиви, организирани от друго предприятие. След като пренесете счетоводната информация на технически носител (магнитен, оптичен или друг), хартиения носител може да се унищожи.
Внимание!!! Пренесената на технически носител счетоводна информация трябва да може да бъде възпроизведена в обем и съдържание, идентични с информацията, съдържаща се на хартиения носител. Когато предприятие се прекратява чрез преобразуване, носителите (хартиени и/или технически) на счетоводна информация се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия. След изтичането на срока за съхранението им носителите (хартиени или технически) на счетоводна информация, които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно нормативен акт се осъществява по ред, определен от органа на управление на предприятието.Т.е. добре е в дружеството да съществува одобрен и влязъл в сила от ръководството на предприятие План или Наредба за вътрешния документооборот. В него трябва подробно да бъдат описани процесите по издаването, получаването, съхранението, унищожаването на счетоводните документи. Унищожаването на счетоводни документи следва да се извършва след влязла в сила заповед от Ръководството на предприятието. Препоръчително е към нея да има приложен опис на всички документи, подлежащи на унищожаване.
Ако дружеството прекрати трудоправното, служебното или облигационното отношение със съставитeл на финансови отчети (Главен счетоводител; ако счетоводството е било възложено на специализирано предприятие – със счетоводителя, който е бил отговорен за счетоводните документи на съответното дружество), счетоводната документация се предава на негов приемник.
Приемането и предаването се извършва в присъствието на комисия, с приемо-предавателн протокол. При прекратяване на служебни или трудови правоотношения служителите в държавните и общинските институции предават всички намиращи се при тях документи на прекия ръководител с протокол.
Санкциите за неспазване на законовите разпоредби за съхраняване на документи са глоба в размер от 1000 до 2500 лв., а на юридическо лице и едноличен търговец се налага имуществена санкция в размер от 2000 до 5000 лв.При повторно нарушение, санкцията е в двоен размер.
Счетоводна кантора София Финанс Консулт ЕООД
гр.София, ул.Леге 10, ет.5
За контакти: 0886 83 55 99
www.sfconsult.bg
Created by